Отдел делопроизводства

Начальник отдела делопроизводства

Климова Алена Анатольевна

Родилась 01.01.1974 года в г.Сарканде Талды-Курганской области республики Казахстан.

В 2010 году окончила Ессентукский институт управления, бизнеса и права по специальности «Юриспруденция».

С 1993 года по 1998 год работала в комбинате Хинганолово Амурской области в должностях машиниста подъемной машины УКС;

с 2002 года по 2005 год работала секретарем судебного заседания в Тындинском районном суде Амурской области;

с 21 мая 2007 года работает в Шестнадцатом арбитражном апелляционном суде:

с 21.05.2007 года по 28.02.2011 года - в должности секретаря судебного заседания,

с 01.03.2011 по 15.08.2011 года - в должности помощника судьи,

с 16.08.2011 года по 05.10.2011 года - в должности консультанта отдела анализа и обобщения судебной практики, законодательства и статистики,

с 06.10.2011 года - в должности начальника отдела делопроизводства.

 Имеет классный чин "Государственный советник юстиции Российской Федерации 3 класса".

Извлечения из Положения об отделе делопроизводства Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда, утвержденного приказом председателя Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25 мая 2009 г. № 46

Основные задачи Отдела:

1) обеспечение четкого функционирования единой системы делопроизводства во всех подразделениях Суда;
2) предоставление информации лицам, участникам арбитражного процесса о движении судебных дел и заявлений в суде с использованием данных программы ПК «САД»;
3) обеспечение контроля и учет использования печатей, штампов, а так же бланков строгой отчетности в судебных составах и подразделениях суда;
4) обеспечение хранения и соблюдения правил пользования гербовой печатью и печатями отдела;
5) составление сводной номенклатуры дел суда;
6) предоставление полугодового и годового отчета о проделанной работе отдела делопроизводства;
7) осуществление приема, регистрации и распределение поступающей корреспонденции в суд из почтовых отделений связи и фельдъегерской службы;
8) осуществление отправки почтовой корреспонденции из судебных составов и подразделений суда;
9) изготовление проектов приказов по вопросам ведения Отдела;
10) осуществление проверки работы франкировальной машины ЕFS 3000 и электронных почтовых весов PS 5000 RUS совместно с ФГУП «Почта России».

Функции Отдела:

1) осуществлять прием, регистрацию и распределение поступающей корреспонденции в суд из почтовых отделений связи, фельдъегерской службы, от представителей юридических лиц и граждан в течение всего рабочего дня;
2) сверять заказную корреспонденцию с записями почтовых реестров;
3) проверять сохранность упаковки, правильность ее направления по адресу, указанному не только на конверте, но и в документе. Ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности или возвращать отправителю с сопроводительным письмом, подписанным начальником отдела делопроизводства;
4) сверять соответствие наименований, количества документов и количества листов в них наименованиям и количеству, указанным в приложениях;
5) в случаях отсутствия в почтовых поступлениях указанных в приложении документов, повреждения документов и упаковок составлять акт;
6) регистрировать апелляционные жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшемся обстоятельствам в программе ПК «САД»;
7) регистрировать в программе ПК «САД» и направлять в суд первой инстанции апелляционные жалобы пришедшие без судебного дела;
8) регистрировать и направлять в суд первой инстанции либо передавать в судебные составы кассационные жалобы;
9) формировать реестры на передачу документов и дел в судебные составы;
10) осуществлять прием и проверку по реестрам корреспонденции, сформированной в судебных составах, франкировать исходящую корреспонденцию;
11) сканировать возвращённые письма, уведомления о вручении почтового отправления в программном комплексе «Судебно-арбитражное делопроизводство» и под роспись передавать помощникам судей;
12) формировать конверты и реестры на отправку простой корреспонденции;
13) формировать конверты и реестры на отправку служебной корреспонденции;
14) формировать конверты и реестры на отправку заказных почтовых отправлений из отдела делопроизводства;
15) принимать и регистрировать входящие факсограммы;
16) принимать и отправлять документы по внутриведомственной электронной почте;
17) получать через курьера телеграммы, регистрировать их в ПК «САД» и
передавать по реестру в судебные составы;
18) вести журнал учета работников прибывающих и выбывающих в командировки;
19) получать телеграфные уведомления о вручении извещений суда о дате судебных заседаний и под роспись передавать помощникам судей;
20) предоставлять информацию лицам, участникам арбитражного процесса о движении судебных дел и заявлений в суде с использованием данных программы ПК «САД»;
21) формировать реестры на передачу документов и дел в судебные составы;
22) выдавать справки на возврат госпошлины;
23) принимать телефонограммы;
24) принимать участие в подготовке документов на хранение в архив;
25) вести номенклатурные дела;
26) выполнять иные поручения начальника отдела делопроизводства.